陈凯师资深法务有妙招！一人打造合同管理制度及流程，助公司摆脱混乱管理局面-公司法务联盟

陈凯师原投稿题目：我为公司制定合同管理制度和流程
作者：美芽

笔者被母亲大人一把鼻涕一把眼泪胁迫，从大北京优越的就业环境来到一个崛起中的二线城市，法务岗位寥寥可数，还都是新设岗位，不外乎两种：一种是拿法务装潢门面显高端，事儿不多，工资跟行政差不多；一种是在合同管理上出过大事故，势必招聘一个专职法务，工作量适中，工资尚可，最最重要的，你要能白手起家，一手搭建起适合这家公司的合同管理制度和流程，各大招聘网站上法务岗位职责第一条多是：建立、完善公司合同管理制度和流程。笔者有幸入职了后一种公司，因为前一种直接拒绝了我，即便当时笔者是想将就的。
笔者入职的公司总的来说，行政管理非常混乱，不夸张地说，朝令夕改，这是在笔者边起草制度和流程边观察的日子里发现的，期间不断有合同送到我这儿来审查，由于制度和流程还没出来，我审查完就让送审人交给总经理定夺了。既然管理层可以对其他制度朝令夕改，那我的制度和流程也可能因为任何原因而夭折，何况现在又是出了合同事故后的焦虑状态，任何客观情况的阐述都是扯淡，我必须在与各部门的不断接触、磨合中尽快制定出可行的制度和流程。
首先，必须知道公司的组织架构，总共有哪些部门，与合同管理有关联的部门有哪些，除了合同送审部门，管公章的、财务的、档案的、法规部，这些部门的人员配置（注意：如果法规部本身只有1个岗位编制，流程中的很多细节分工可以考虑分解到合同送审部门）等等。行政部答应提供的组织架构图，总会因为在忙、可能要改组等各种原因没给，可是不能因此就等着啊，先把合同管理制度涉及的几个部分都罗列出来，总体架构先搭起来，再根据公司组织架构调整：
一、总则部分：本制度的目的、适用主体范围、本制度的所称内容的解释（一般扩大解释，如合同也包括法律文书）；
二、合同管理部门、承办部门及相关部门的职责
三、合同的起草、审查、签订；
四、合同的履行、变更、解除；
五、合同纠纷处理；
六、合同履行的监督、检查；
七、合同档案管理；
八、附则：操作流程表格。
笔者根据以往经验草拟制度的时候，总经理来办公室突击检查过一次，提出了表扬，因为这是他没有安排的，也透漏出他不知道怎么安排我的工作，这给了我高度自主的错觉。
第二、必须知道历史时期合同的去向，原来都是什么情况，要不要改变？一般公司就是出了问题才有专设法务岗需求的，不可能你设计出来的制度和流程只管你经手的合同。
笔者得知原来都是各部门里各经办人签回来合同自己留存，到履行收、付款的时候原件往往不知所踪，而所谓履行，也是总经理想起来了，问一问，或是合同相对方催了才知道。
请示总经理后，由他在总经理办公会上发动所有部门负责人回去收集自己部门的合同原件，统一交回企管（笔者是一个光杆司令，一是已经在想着以后合同原件保管可能出现查找、借阅的工作量，二是避嫌）。经过一个星期，总共收回来八百多件。合同收集起来，这时公司给我招的助理小张也到岗了。
给小张布置任务：约请熟悉公司历史时期合同的赵总（我已经跟他说好了），把收集到的合同逐一翻阅，分类处理：
1、书面上已经过了履行期限但未实际履行的，统一登记并扫描，把原件单独存放；
2、书面上已经过了履行期限且实际履行完毕的，不必扫描，只做登记，以备移交档案室；
3、履行中的合同，必须扫描，同时登记造册（登记用的表头我自己做好）。
小张负责扫描、登记，这项工作用了两周。
第三、在第一步、第二步进行中，我一直提醒自己不要陷入琐粹的细节中，抽身出来尽可能多的跟公司管理层聊一聊，他们的任何抱怨、牢骚、扯皮，都可能是我下一步行动的方向。如果有人一时不知道从何说起，没关系，从第一步制度框架中提炼出流程图，拿给他们看。比如有人就此提出了签合同前和法规部审查后总经理的知情权，他的分析帮助我认识到该公司是高度“中央集权”，各部门实际上没有我们一般意义上认为应有的自主权，而我必须尊重企业文化。有人提出针对合同量的问题，考虑需不需要使用编号，批量格式合同是否单独管理。还有人提出档案室在地下一层，所有合同签署完就交档案室，如果需要查阅要走审批流程，非常麻烦。
第四、在第三步进行中，我还要不时去叮嘱、督促小助理仔细仔细再仔细，我发现有一页合同的签字页飘入打印机背面墙缝，而他直到完工也没发现。等收到了小助理发给我的合同扫描件、汇总登记表，我需要耐心打开每一个PDF去发现问题，总结问题，把以往合同中重复多发的问题截取为培训素材，同时根据合同内容和涉及的部门调整合同管理制度。有同事觉得可以交给助理干，何必自己熬得头晕眼花，我想说这一步很重要，如果你有心，就会发现以往合同的信息量是很大的。
以上一、二、三、四有的是穿插进行的，你要了解情况，不一定约得到人，以前没有专设法务岗，突然来我这么一个小姑娘，公司最大的担心就是你生搬硬套，对专业能力倒是没有过多质疑，不断送来的日常合同审查，还有新项目要草拟协议需要随时跟进，期间抽空不知道改了多少次，有一次报给总经理都指示开会讨论定稿了，又被别的事耽误了，后来实际一次也没被讨论过。1个月的时候，总经理不知道是忘事还是怎么想的，竟然直接在周会上批评我还拿不出办法，再后来随着送审的合同越来越多，我就直接把改过的制度提炼成的流程操作表格发给各部门使用了，各部门反映带着表格，每一步该找谁，清清楚楚，比以前好多了，还没送审合同的部门都要求出一个简单的步骤说明，制度本身也不是为了文本逻辑严谨而存在，于是我把《合同管理办法》最后一版精简成了九句话，作为步骤说明发到部门群里。
我的流程设计大意是：每个部门在草拟合同之前，都要把合同事项告知总经理，合同的送审人必须是部门负责人，部门负责人带着自己签过字的合同审查申请表和合同（可以是纸质或电子文档）送法规部，涉及财务收付款、发票条款还得先送财务部，合同送审部门尽量按法规部意见去与合同相对方沟通，法务审查通过以后报总经理签字（这一步是听取同事以及总经理本人意见后确定的，目的在于总经理知道每个合同到哪个环节了），如果总经理不在，可以打电话或发微信告知，签署完毕的合同从盖章之日起由企管催促三日之内交回（企管管理公章），企管收到合同原件后交法规部扫描，原件由企管保管。已经履行完毕的合同法规部会通知企管移交档案室。法规部每个月的第一周完成对上个月的合同履行情况检查，并汇报给总经理。整个流程由部门负责人带着一张《合同审查申请表》走完，如下图：

你说我的制度设计出来了吗？好像没有，但是领导再没找过我，同事都说好，制度、流程已经深入人心，没有开会讨论，没有发过红头宣布，领导和同事都觉得合理，合同管理变得有章可循，目的就达到了，如果我坚持要把自己精心打磨的《合同管理办法》那密密麻麻的5页纸以红头文件发下去，可能适得其反。
大概2个月的时候，我把上文第二步中截取到的培训素材整理了一下，然后把《合同管理办法》里提炼出流程剩下的细枝末节，这两个内容给所有的部门做了一个培训，大家都说好，领导表扬我了。其实翻来覆去就那些内容，因为员工的素质参差不齐，同样的东西，就看你怎么给，先给什么，后给什么，效果完全不一样。
所以，制定合同管理制度和流程的关键是合理适用，而合理适用就是怎么把法务审查合同这一个行为与关联部门的行为链接起来。合同管理制度和流程本无固定的模式可以遵循或引用，运用之妙，存乎一心，尊重企业文化，切忌闭门造车。
（本文不代表法盟观点）
END
不知文中的法务故事对您的工作是否有启发与帮助？如果您也有合适的干货文章（合同、劳动、诉讼、财税等）、职业吐槽，欢迎投稿“公司法务联盟”公众号，优厚稿酬，精英社群等您来！法盟稿费再提，300元~6666元稿费！欢迎投稿！
关于公司法务联盟

优秀法务官采访
俞敏H&M大中华区总法律顾问|邓扬斗鱼法务副总裁|李振武香蕉计划法总|曾雯雯游族影业法务总监|SherryLv前法总|Elisa BeiCrocs法总|潘维力富世华集团亚太法总|赵震宇史密斯集团亚太法总|陆宇平TOTO法总|徐新林APP集团总法|杨吉娱乐法资深专家|托马斯·王刚法盟组织者
公号热文
只招一名无经验的法务负责合同审核的公司，实际就是在赌博|业务“催”你过合同，十有八九都是坑|我炒掉了我司的法律顾问|一天，老板传两法务狗进办公室，欲杀一狗以平民愤……|女法务相亲血泪史|如何讨业务部喜欢|我们是谁？法务部！|奇葩企业名称|企业名称农家乐Style起名指南|图解法务地位|法务脸色为什么不好看|女法务想静静|为什么公司里法务总是背黑锅？|女律师走着走着走进法务部|法务带上儿子去伯克利读LL.M.|法律人谈判思维|一个减轻法务负担的劳动法计算器|数字签名的证据效力